Поиск

Портал "Архивы Оренбуржья"


Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области»

Экстренные телефоны


Календарь знаменательных и памятных дат на 2018 г


Комитет по делам архивов


Комитет по делам архивов Оренбургской области

Государственный архив Оренбургской области


Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области»

Ликвидированным организациям

 

Условия и порядок передачи архивных документов на хранение

в ГБУ «ЦДНИОО»

для ликвидированных организаций

При ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования архива,  прием документов осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Минкультуры Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19 (далее - Правила).

Дела постоянного хранения передаются по описям дел постоянного хранения, утвержденным экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Оренбургской области (далее – ЭПМК комитета).

Дела по личному составу передаются по описям дел по личному составу, согласованным ЭПМК комитета.

Дела временного хранения, сроки хранения которых не истекли, предаются по описям дел временного хранения.

После принятия учредителем либо иным уполномоченным лицом решения о ликвидации организации или Арбитражным судом решения о признании организации несостоятельной (банкротом) и открытии конкурсного производства, председатель ликвидационной комиссии или утвержденный Арбитражным судом конкурсный управляющий соответственно принимает в свое ведение архивные документы, образовавшиеся в деятельности ликвидируемой организации.

Председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) несет ответственность за обеспечение сохранности архивных документов, а также за подготовку и своевременную передачу их в соответствующий архив.

В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на хранение.

В соответствии с действующим законодательством председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность документов на различных видах носителей (на бумажной основе, пленочных носителях, магнитных и лазерных дисках и др.) и организовать:

проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния;

прием в свое владение по акту приема-передачи всей имеющейся в организации документации: управленческой, по личному составу, научно-технической и др.;

 

информирование архива о начале процесса ликвидации организации и необходимости решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов;

проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), образовавшихся в деятельности организации по момент ее ликвидации, а также документов ликвидационной комиссии;

составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним;

представление на утверждение (согласование) описей дел ЭПМК комитета.

передачу по акту приема-передачи  архивных документов на хранение в архив.

При проведении проверки наличия и необнаружении архивных документов председателю ликвидационной комиссии (конкурсному управляющему) необходимо принять меры по их розыску. Утраченные подлинники архивных документов могут быть заменены копиями. На необнаруженные архивные документы составляется акт о необнаружении архивных документов.

В целях организации процесса передачи на хранение документов, подлежащих обязательному хранению в соответствии с федеральными законами, председателю ликвидационной комиссии (конкурсному управляющему) целесообразно запланировать и включить в смету расходов по ликвидации организации расходы, связанные с проведением экспертизы ценности, упорядочением и передачей архивных документов на хранение.

В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет организаций, передающих документы.

В случае если организация, признанная банкротом, является отсутствующим должником, конкурсный управляющий не освобождается от обязанности упорядочить документы, образовавшиеся в ее деятельности, и передать их на хранение в соответствующее архивное учреждение. Согласно совместному приказу Федеральной налоговой службы, Министерства экономического развития и Министерства финансов Российской Федерации от 10 марта 2005 г. N САЭ-3-19/80@/53/34н "О реализации положений постановления Правительства Российской Федерации" от 21 октября 2004 г. №573 "О порядке и условиях финансирования процедур банкротства отсутствующих должников" расходы по передаче на хранение документов отсутствующего должника, подлежащих обязательному хранению в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, оплачиваются в размере фактически понесенных расходов.

Председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) может заключить договор с архивом на оказание методической и практической помощи по проведению работ по упорядочению архивных документов.

Санкции за нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

В целях обеспечения сохранности документов ликвидируемой организации, сотрудники архива взаимодействуют с председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим). Взаимодействие архива с ликвидируемыми организациями по вопросам упорядочения архивных документов и подготовки их к передаче на хранение осуществляется на основе заключенных договоров.

При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования архива, председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) организует работу по упорядочению и передаче в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим) и соответствующим архивом всех документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, сроки хранения которых не истекли.

В договоре с негосударственными организациями наряду с условиями передачи, хранения и использования архивных документов оговаривается передача права собственности на архивные документы: архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности негосударственных организаций, переданные на хранение в архив, переходят соответственно в государственную собственность.

По согласованию с архивом на хранение могут быть приняты отдельные категории дел постоянного и временного сроков хранения, если они дополняют информацию о социальных гарантиях граждан и могут быть использованы при подтверждении их законных прав и интересов.

При ликвидации организации в архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подведомственных организаций, филиалов. Документы временного хранения, сроки которых не истекли, передаются правопреемникам или в вышестоящие организации. В случае их отсутствия или невозможности передачи документов в вышестоящую организацию документы, по решению председателя ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего), согласованному с соответствующим архивом, могут быть переданы на хранение учредителям организации или в архив до истечения сроков их хранения, определенных типовыми или ведомственными перечнями документов, с указанием сроков хранения.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" на организации возложена обязанность хранения создаваемых ими документов в течение установленных сроков. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности документов запрещается. Уничтожение документов временного хранения, срок хранения которых на момент ликвидации организации истек, проводится в установленном порядке.

Упорядочение документов включает в себя:

проведение экспертизы ценности документов;

полное или частичное оформление дел (полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу).

 

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела (подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

После проведения экспертизы ценности документов составляются:

опись дел постоянного хранения;

опись дел временного срока хранения (до 10 лет включительно);

опись дел временного срока хранения (свыше 10 лет);

опись дел по личному составу;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

опись документов конкурсного управления постоянного хранения.

Ко всем описям составляется научно-справочный аппарат:

титульный лист;

предисловие (история фонда и история фондообразователя).

Описи дел подписываются составителем и после рассмотрения на ЭПМК комитета утверждаются председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).

Передача дел оформляется актом приема-передачи документов на хранение. Акт составляется в трех экземплярах. Вместе с документами в архив передается 3 экземпляра описей дел постоянного хранения, 3 экземпляра описей дел по личному составу, 3 экземпляра описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и соответствующий научно-справочный аппарат к ним. Один акт приема-передачи передается председателю ликвидационной комиссии (конкурсному управляющему).

 

Перечень документов по личному составу, подлежащих

передаче в архив при ликвидации

 

  1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документы о переименованиях, о ликвидации,)
  2. Приказы и распоряжения по личному составу: перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
  3. Договоры, контракты, трудовые соглашения (в случае отсутствия приказов)
  4. Личные карточки формы Т-2 (в т.ч. временных работников)
  5. Личные дела уволенных
  6. Лицевые счета или ведомости по заработной плате работников
  7. Расшифровка кодов видов начисления заработной платы и удержаний (при наличии кодов в расчетных листках)
  8. Трудовые книжки, дипломы, свидетельства (невостребованные)
  9. Акты о несчастных случаях
  10. Штатные расписания
  11. Журналы движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги
  12. Табели и наряды работников вредных профессий
  13. Списки сотрудников, занятых на вредном производстве
  14. Списки вредных профессий (по возможности с описанием технологического процесса), определяющих право на льготное пенсионное обеспечение

Опись дел по личному составу, согласованная ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области  в 3 экз. и экз. в электронном виде

Историческая справка в 1 экз. и экз. в электронном виде.

Навигатор сайта

Статистика

Посетители
195
Материалы
394
Количество просмотров материалов
1162856

Список посещений

  Яндекс.Метрика

 Rambler's Top100 HotLog

Версия для слабовидящих


Электронное правительство ГОСУСЛУГИ


Баннер Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)

Архивы России


Баннер портала Архивы России

Федеральноое архивное агентство


Федерального архивного агентства (Росархива)
Яндекс.Метрика